Hintergrund

Der Internationale Rat für Namenforschung, kurz ICOS (International Council of Onomastic Sciences), ist eine internationale gemeinnützige Organisation mit Sitz in Uppsala, Schweden. Die ICOS-Satzung definiert das Ziel der Organisation als Förderung, Vertretung und Koordination der Namenforschung auf internationaler und interdisziplinärer Ebene sowie die regelmäßige Ausrichtung von Weltkongressen. ICOS-Mitglieder gibt es weltweit.

Zweck der ICOS-Datenschutzrichtlinie ist es sicherzustellen, dass personenbezogene Daten innerhalb der Organisation stets sorgfältig und im Einklang mit geltenden Gesetzen und Vorschriften – wie etwa der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – verarbeitet werden und dass die Datenverarbeitung für ICOS-Mitglieder transparent ist. Diese Richtlinie beschreibt die Grundsätze, nach denen ICOS personenbezogene Daten verarbeitet. Sie wurde 2018 vom Vorstand erstellt und soll auf der Generalversammlung während des ICOS-Kongresses 2020 diskutiert werden. Die Richtlinie wird regelmäßig aktualisiert; die jeweils aktuelle Version ist auf der ICOS-Website verfügbar.

Personenbezogene Daten umfassen alle Informationen, die direkt oder indirekt (zusammen mit anderen Daten) einer bestimmten Person zugeordnet werden können, wie z. B. Name, E-Mail-Adresse, Foto, IP-Adresse usw.

Wie und warum verarbeitet ICOS personenbezogene Daten?

Um den Zweck der Organisation zu erfüllen, ist es notwendig, bestimmte personenbezogene Daten zu verarbeiten. Dabei verarbeiten wir nie mehr Daten als erforderlich und nutzen die erhobenen Daten ausschließlich zu den unten genannten Zwecken. Personenbezogene Daten werden nicht länger gespeichert als nötig und nicht an Dritte weitergegeben (es sei denn, dies ist zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, z. B. gegenüber Behörden, erforderlich).

In order to fulfill the purpose of the organization, we need to process certain personal data. Der Schatzmeister und der Schriftführer von ICOS sind für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich und stellen sicher, dass diese im Einklang mit der DSGVO sowie anderen einschlägigen Gesetzen und Vorschriften erfolgt.

Personenbezogene Daten der Mitglieder

Alle neuen Mitglieder von ICOS werden bei der Registrierung über unsere Datenschutzrichtlinie informiert und um ihre ausdrückliche Zustimmung gebeten. ICOS verarbeitet personenbezogene Daten seiner Mitglieder in den folgenden Formen:

Kontaktinformationen

Kontaktinformationen aller Mitglieder (Name und E-Mail-Adresse) werden erhoben, um die Mitglieder in verschiedenen organisatorisch relevanten Angelegenheiten erreichen zu können. Diese Daten werden auf der ICOS-Website gespeichert und sind ausschließlich für den Vorstand von ICOS zugänglich. Zur zusätzlichen Sicherheit wird eine Offline-Kopie der aktuellen E-Mail-Adressen sowohl vom Schatzmeister als auch vom Schriftführer aufbewahrt. Rundschreiben an Mitglieder werden stets so verschickt, dass einzelne E-Mail-Adressen für andere Mitglieder nicht sichtbar sind. Kontaktinformationen werden nicht an andere Mitglieder weitergegeben, es sei denn, dies ist für organisatorische Zwecke notwendig (z. B. zur Kontaktaufnahme bei der Bildung von Arbeitsgruppen o. Ä.).

Postanschrift

Die Postanschriften der Mitglieder werden erhoben, um die Zusendung von Ausgaben der wissenschaftlichen Zeitschrift Onoma zu ermöglichen, die Bestandteil der ICOS-Mitgliedschaft ist. Diese Daten werden auf der ICOS-Website gespeichert und sind nur für den Vorstand zugänglich. Bei Versand von Onoma-Bänden werden die Postanschriften der Mitglieder an den Verlag und/oder die Druckerei weitergegeben, die den Versand abwickeln.

Zahlungsdaten der Mitgliedsbeiträge

Die Jahre, in denen ein Mitglied seinen Beitrag bezahlt hat, werden gespeichert, um den Überblick über Mitgliedsverläufe zu behalten und Zahlungserinnerungen versenden zu können. Diese Daten werden auf der ICOS-Website gespeichert und sind ausschließlich dem Vorstand zugänglich. Außerdem werden sie regelmäßig von Rechnungsprüfern kontrolliert.

Wenn der Mitgliedsbeitrag über die ICOS-Website bezahlt wird, speichert ICOS keine personenbezogenen Daten oder Kreditkartendaten. Die Zahlung wird stattdessen sicher über das weit verbreitete Zahlungssystem Stripe/PayPal abgewickelt, das eine stark verschlüsselte Verbindung verwendet. Wird der Beitrag durch direkte Übermittlung von Kreditkartendaten an den Schatzmeister bezahlt, so werden diese personenbezogenen Daten vom Schatzmeister ausschließlich zur Durchführung der Zahlung verarbeitet und anschließend vollständig gelöscht (einschließlich aller E-Mails oder Nachrichten, die solche Daten oder Links enthalten). Wenn ein Mitglied den Beitrag per Banküberweisung zahlt, können Bankdaten durch das Kreditinstitut verarbeitet und auf dem ICOS-Bankkonto sichtbar werden, um die Zahlung korrekt durchzuführen.

Forschungsinteressen

ICOS führte in den Jahren 2008, 2014 und 2017 Umfragen zu den Forschungsinteressen seiner Mitglieder durch, um es den Mitgliedern zu erleichtern, sich untereinander und mit ihren wissenschaftlichen Aktivitäten vertraut zu machen. Eine der Fragen der Umfrage betraf auch die Bereitschaft der Mitglieder, Beiträge für die Zeitschrift Onoma, die offizielle Publikation von ICOS, als Gutachter:innen zu prüfen. Ursprünglich war vorgesehen, die Ergebnisse der Umfrage auf der ICOS-Website zu veröffentlichen, vorausgesetzt, die Mitglieder erteilten ihre Zustimmung beim Ausfüllen der Umfrage. Im Kontext der von der EU eingeführten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entschied ICOS, die Umfrage erneut durchzuführen, um den rechtlichen Anforderungen vollständig zu entsprechen. Ziel ist es, einen neuen Bereich auf der ICOS-Website einzurichten, der folgende, durch die Umfrage erhobene Daten enthält: Name der Mitglieder, Forschungsinteressen sowie 5–10 der wichtigsten Publikationen der letzten fünf Jahre. Es werden nur Daten von Mitgliedern veröffentlicht, die eine ergänzende, unterzeichnete Einverständniserklärung per Post oder E-Mail übermitteln. Diese Daten sind ausschließlich für ICOS-Mitglieder zugänglich, die sich auf der ICOS-Website registriert und eingeloggt haben.

Nutzer der ICOS-Website und Social-Media-Kanäle

Wir können personenbezogene Daten von Nutzer:innen der ICOS-Website durch technische Mittel wie Cookies verarbeiten. Ein Cookie ist eine kleine Datei mit Daten, die von einer Website gesendet und auf dem Computer, Tablet oder Smartphone der Nutzer:innen gespeichert wird. Dies ermöglicht es uns, Informationen über die Nutzung der Website zu sammeln und deren Funktionalität zu verbessern. Diese Daten werden in der Regel beim Schließen des Browsers gelöscht. Der Webserver, auf dem unsere Website gehostet wird, sammelt zudem IP-Adressen, um die Website in den Browsern der Nutzer:innen laden zu können. Diese Daten werden nur für zwei Wochen gespeichert und anschließend gelöscht.

Wir verarbeiten keine personenbezogenen Daten von Nutzer:innen der ICOS-Social-Media-Konten. Bitte beachten Sie jedoch: Wenn Sie dem ICOS-Facebook-Konto folgen oder Beiträge liken oder teilen, kann Ihr persönliches Facebook-Profil für ICOS sowie für andere Follower sichtbar sein.

Wie lange werden personenbezogene Daten von Mitgliedern gespeichert?

Um Zahlungserinnerungen verschicken zu können, speichern wir personenbezogene Daten von Mitgliedern bis zu drei Jahre nach Eingang des letzten Mitgliedsbeitrags. Danach werden alle Mitgliedsdaten gelöscht, und die betreffende Person kann nicht mehr von ICOS kontaktiert werden (es sei denn, sie meldet sich selbst erneut und möchte die Mitgliedschaft wieder aufnehmen). Wenn ein Mitglied seinen Austritt mitteilt oder verstirbt, werden alle Mitgliedsdaten umgehend aus den ICOS-Systemen gelöscht. Bestimmte Daten (wie Name, Zahlungsdaten und Zahlungsmethoden) können dem Schatzmeister jedoch weiterhin über Bankunterlagen zugänglich sein. Die schwedische Steuerbehörde schreibt vor, dass alle finanziellen Aufzeichnungen der Organisation mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Wir dürfen personenbezogene Daten ehemaliger Mitglieder länger speichern, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, durch Verordnung angeordnet oder von einer Aufsichtsbehörde oder einem Gericht gefordert wird.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten ICOS über Sie verarbeitet und zu welchem Zweck. Eine entsprechende Anfrage muss schriftlich erfolgen, von Ihnen unterschrieben sein und an folgende E-Mail-Adressen gesendet werden:
treasurer@icosweb.net oder secretary@icosweb.net. Die Auskunft erfolgt in strukturierter und verständlicher Form. Sollten fehlerhafte Daten über Sie vorliegen, haben Sie das Recht auf Berichtigung. Sie haben außerdem das Recht, unvollständige Daten zu ergänzen, wenn dies für einen bestimmten Zweck (z. B. Versand von Onoma-Ausgaben) erforderlich ist.

Wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung durch ICOS haben oder Ihre Rechte geltend machen möchten, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail: treasurer@icosweb.net oder secretary@icosweb.net.

Falls Sie der Meinung sind, dass Ihre personenbezogenen Daten entgegen geltender Gesetze und Vorschriften verarbeitet werden, haben Sie zudem das Recht, eine Beschwerde bei den schwedischen Behörden einzureichen. Wenden Sie sich hierfür per E-Mail an die schwedische Datenschutzbehörde (Datainspektionen): datainspektionen@datainspektionen.se.