Der Vorstand von ICOS berücksichtigt nur Bewerbungen, die der/dem Sekretärin und/oder Präsidentin von ICOS bis spätestens zum 31. März des Jahres zugehen, in dem eine Generalversammlung stattfindet.

Wenn Ihre Organisation an der Ausrichtung des nächsten Kongresses interessiert ist, bitten wir Sie, die Präsidentin oder den Sekretär von ICOS bis spätestens zum 1. Oktober 2026 per E-Mail über Ihre Absicht zu informieren. Offizielle Bewerbungen für den 30. ICOS-Kongress im Jahr 2030 müssen spätestens am 31. März 2027 eingereicht werden.

Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Bewerbung folgende Informationen enthält:

1. Name, Anschrift und institutionelle Zugehörigkeit der verantwortlichen Person
   • Falls mehrere Personen oder Institutionen beteiligt sind, muss dennoch eindeutig ersichtlich sein, welche Einzelperson und welche Institution verantwortlich ist und an welche Adresse die weitere Korrespondenz gerichtet wird.
2. Ort, an dem der Kongress stattfinden soll
3. Zeitraum, in dem der Kongress durchgeführt werden könnte
   • Bevorzugt sollte ein ICOS-Kongress Ende August stattfinden, andere Zeiträume im Jahr können jedoch ebenfalls berücksichtigt werden.
4. Thematische Ausrichtung des Kongresses sowie weitere Kongresssprachen (zusätzlich zu den offiziellen ICOS-Sprachen Englisch, Französisch und Deutsch, die alle erforderlich sind)
   • Falls zusätzliche Kongresssprachen vorgeschlagen werden, ist deren Notwendigkeit gut zu begründen.
5. Hintergrund, Motivation und Relevanz der Bewerbung
6. Namen der Mitglieder des Organisationskomitees sowie beteiligter Institute oder Vereinigungen
7. Verfügbarkeit von Vortragsräumen, Seminarräumen, Unterkünften usw.
8. Ungefähre Kosten für die Teilnehmenden (geschätzte Teilnahmegebühr, Reise-, Verpflegungs- und Unterkunftskosten usw.)
9. Vorläufiger Haushaltsplan für den Kongress
10. Mögliche finanzielle Beiträge für die Organisatoren (z. B. Universitäten, Stiftungen, nationale Förderstellen)
    • Bitte beachten Sie, dass ICOS keinen finanziellen Beitrag zur Organisation des Kongresses leistet. Es liegt in der Verantwortung der lokalen Veranstalter, für ausreichende finanzielle Mittel zu sorgen.
    • Ebenso übernimmt ICOS nicht die Kosten für die Veröffentlichung der Kongressakten. Auch hierfür müssen die lokalen Veranstalter die Finanzierung sicherstellen.
11. Zeitplan für die Kongressplanung
12. Zeitplan für die Veröffentlichung der Kongressakten

Um eine enge Zusammenarbeit zwischen den Kongressveranstaltern und dem Vorstand von ICOS sicherzustellen, wird empfohlen, dass ein leitendes Mitglied des Organisationsteams zur Wahl in den Vorstand kandidiert. Unabhängig davon, ob dies geschieht oder nicht, sind die Kongressveranstalter verpflichtet, dem Vorstand regelmäßig Berichte über den Planungsfortschritt des Kongresses vorzulegen und auf etwaige Rückmeldungen zu diesen Berichten zu reagieren.

Veröffentlicht am 3. Mai 2011
Letzte Überarbeitung am 2. September 2021